Utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităților și instituțiilor publice

10.04.20 12:05
Photo by Mick Brown on Unsplash

OUG nr. 38/2020 - De la birocrația de ghișeu la digitalizare

Guvernul a reglementat cadrul legal pentru utilizarea unitară la nivelul administrației publice a documentelor în format electronic.


OUG nr. 38/2020 a fost adoptată în contextul instituirii stării de urgență pe teritoriul României prin Decretul nr. 195/2020, prin care s-a prevăzut că autoritățile administrației publice vor lua măsurile necesare pentru organizarea activității, astfel încât să fie evitat, pe cât posibil, contactul direct între persoane, inclusiv prin utilizarea mijloacelor electronice de comunicare

Semnătura electronică avansată și calificată

OUG nr. 38/2020 stabilește regulile generale pentru utilizarea semnăturii electronice și a documentelor electronice la nivelul autorităților și instituțiilor publice, cu excepția următoarelor autorități publice:

  • Parlamentul României;
  • Președintele României;
  • Instanțele judecătorești;
  • Ministerul Public;
  • Consiliul Superior al Magistraturii.

Autoritățile și instituțiile publice vor utiliza semnăturile electronice avansate și calificate în cadrul procedurilor de primire și emitere a documentelor în format electronic, conform definițiilor relevante prevăzute la art. 3 din Regulamentul UE nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă. Astfel:

  • Semnătură electronică înseamnă date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna. 
  • Semnatar poate fi o persoană fizică, persoană care creează o semnătură electronică.

Semnătura electronică avansată

îndeplinește următoarele cerințe: 

  1. face trimitere exclusiv la semnatar; 

  2. permite identificarea semnatarului; 

  3. este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și 

  4. este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.

Semnătură electronică calificată

îndeplinește următoarele cerințe:

  1. este o semnătură electronică avansată;

  2. este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat;

  3. se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice, emis de un prestator de servicii de încredere calificat.

Obligația primirii înscrisurilor semnate cu semnătură electronică

  • Începând cu 07.04.2020, autoritățile și instituțiile publice au obligația primirii înscrisurilor semnate cu semnătură electronică.

  • Autoritățile și instituțiile publice vor stabili tipul de semnătură electronică aplicabilă (calificată, avansată) pentru utilizarea de către persoanele fizice sau juridice a unui serviciu disponibil online prestat de respectivele autorități, prin acte administrative ce urmează să fie emise în 15 zile de la adoptarea OUG nr. 38/2020.

  • Înscrisurile semnate cu semnătură electronică avansată sunt asimilate, în ceea ce privește condițiile și efectele lor, cu înscrisurile sub semnătură privată.

  • Autoritățile și instituțiile publice au obligația să publice în mediul online informații privind modalitatea de primire a documentelor electronice.

  • Autoritățile și instituțiile publice vor pune la dispoziție portaluri proprii pentru primirea documentelor electronice sau vor utiliza astfel de instrumente puse la dispoziție de către terți.

  • În situația în care primirea documentelor electronice nu se poate realiza prin portaluri online, autoritățile și instituțiile publice vor utiliza în acest sens poșta electronică.

Emiterea actelor în format electronic de autoritățile și instituțiile publice

  • Actele emise în format electronic vor fi semnate cu semnătura electronică calificată, fiind asimilate înscrisurilor autentice.

  • Prin excepție, pentru actele interne emise în format electronic, autoritățile și instituțiile publice vor stabili tipul de semnătură electronică aplicabilă.

  • Actele și documentele autorităților și ale instituțiilor publice semnate cu semnătura electronică calificată, în cadrul procedurilor de elaborare, avizare și prezentare a proiectelor de documente de politici publice, a proiectelor de acte normative, precum și a altor documente, inițiate în vederea adoptării sau aprobării de către Guvern, au forța juridică a înscrisurilor autentice.

  • Înscrisurile emise de către autoritățile și instituțiile publice ca urmare a primirii unor documente în format electronic, prin portaluri online sau prin poștă electronică, se vor comunica în format electronic, cu excepția situației în care există o cerere contrară.

  • Guvernul a desemnat Serviciul de Telecomunicații Speciale pentru a asigura furnizarea de servicii de certificare calificată destinate exclusiv personalului autorizat din cadrul instituțiilor și autorităților publice, conform OUG nr. 39/2020. Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale, în calitate de organism de supraveghere pentru prestatorii de servicii de încredere calificați, va actualiza registrul furnizorilor de servicii de certificare.

Utilitatea semnăturii electronice

  • Anterior stării de urgență care a determinat limitarea contactului direct, existau deja instituții care nu acceptau primirea documentelor decât semnate electronic cu semnătura calificată, precum ONRC, ANAF- SPV.

  • Având în vedere că prin OUG 38/2020 s-a creat cadrul legal pentru utilizarea documentelor cu semnătură electronică la nivelul administrației publice, obținerea unei semnături electronice calificate devine benefică pentru depunerea de la distanță a documentelor la instituții, ușurând procesul birocratic specific relației cu autoritățile publice.

  • Registrul furnizorilor acreditați de servicii de certificare pentru semnătură electronică poate fi consultat pe pagina de internet a Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale, aici.

  • Prevederile OUG nr. 38/2020 nu au aplicabilitate limitată în timp, așa că se vor aplica și ulterior stării de urgență, devenind un mod curent de interacțiune cu instituțiile statului.

Contact