6 recomandări de avut în vedere pentru evenimente în timpul pandemiei
Una dintre măsurile restrictive adoptate de autoritățile naționale în contextul pandemiei Covid-19 este interzicerea evenimentelor în spații închise.
Având în vedere necesitatea implementării unor măsuri de prevenție pe termen lung, restricții de aceeași natură vor fi aplicabile inclusiv după încetarea stării de urgență.
Din acest motiv, persoanele care au planificat anumite evenimente în acest sezon, precum nunți, botezuri, vor fi puse în situația de a le amâna sau anula.
Înainte de a lua orice decizie cu privire la evenimentele planificate, ar trebui avute în vedere următoarele:
1. De unde să începi
- Analizarea contractelor încheiate cu furnizorii de servicii este primul pas. În raport de conținutul acestora, vei stabili opțiunile disponibile;
- Un rol determinant îl au clauzele referitoare la modalitățile de încetare a contractului, definirea forței majore, dacă ea este sau nu exoneratoare de răspundere, cum se face dovada forței majore și în ce termen, modalitățile în care se realizează corespondența dintre părți;
- Verifică dacă anumite servicii sunt condiționate prin contract de derularea evenimentului. De exemplu, furnizorul de flori să fie ținut în executarea obligațiilor sale de desfășurarea evenimentului pentru care a fost contractat;
- Contractul reprezintă acordul de voință al părților, iar el poate fi oricând modificat, printr-un act adițional, cu consimțământul părților;
- Ia în calcul numai actele normative și deciziile oficiale publicate în Monitorul Oficial care au impact asupra organizării evenimentelor.
2. A invocat vreun furnizor contractual forța majoră?
Ce este forța majoră?
Forța majoră este o cauză exoneratoare de răspundere contractuală și constă într-un eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil și inevitabil.
În esență, partea care invocă forța majoră va trebui să dovedească că nu a avut altă alternativă disponibilă, fiind nevoită să nu-și îndeplinească obligațiile.
Cine o invocă?
În mod obișnuit, furnizorii de servicii ar fi cei interesați să invoce forța majoră, deoarece limitările impuse de autorități reprezintă impedimente insurmontabile pentru activitatea acestora.
Astfel, conduita furnizorului este primul element în funcție de care se va contura răspunsul beneficiarilor. De exemplu, neinvocarea stării de urgență și necomunicarea niciunei poziții față de prezenta situație poate fi un indiciu că respectivul furnizor este capabil să presteze serviciile contractate fără niciun fel de restricție.
Pandemia Covid-19 și forța majoră
Pandemia Covid-19 nu reprezintă în mod automat un caz de forță majoră, ci se va aprecia, în concret, de la caz la caz, în funcție de prevederile contractuale și analizând o serie de factori:
- Definiția și sfera de aplicare a clauzei de forță majoră;
- Evenimentele calificate de părți ca forță majoră și dacă printre ele se află epidemiile/ pandemiile/ îmbolnăvirile în masă;
- Modul în care evenimentul afectează în concret obligațiile părților;
- Termenul în care trebuie invocată forța majoră și adusă la cunoștința celeilalte părți contractuale;
- Perioada de timp pentru care afectează executarea contractului;
- Modalitatea de probă - pot exista clauze specifice convenite de părți la încheierea contractului, spre exemplu prezentarea unui Certificat eliberat de Camera de Comerț și Industrie a României;
- Data evenimentului;
- Restricțiile impuse de autorități la data invocării forței majore sau condiționarea organizării evenimentului de obținerea unor autorizații/ avize/ aprobări.
3. Organizatorul renunță la eveniment pentru că nu se poate întruni numărul minim de persoane stabilite prin contract.
Sunt frecvente contractele prin care părțile stabilesc un număr minim de persoane participante la eveniment.
Restricțiile legale care împiedică întrunirea numărului minim de persoane stabilite reprezintă o împrejurare independentă de voința părților care dă naștere unei situații ce nu a putut fi prevăzută la momentul încheierii contractului și care ar trebui să aducă părțile cel puțin în situația renegocierii contractului sau a clauzelor afectate.
- Părțile pot agrea o altă dată la care să aibă loc evenimentul în condițiile stabilite inițial prin contract;
- Se poate conveni organizarea evenimentului cu respectarea numărului legal permis de participanți și cu reducerea corelativă a costurilor
- Aprecierea unei astfel de situații ca fiind forță majoră se va face de la caz la caz, ținând cont de criteriile de la punctul anterior;
- În toate situațiile, acordul la care s-a ajuns va trebui consemnat în scris sub forma unui act adițional;
4. Un furnizor vrea să execute contractul chiar dacă evenimentul nu se ține
Activitatea anumitor operatori comerciali nu a fost direct vizată de restricțiile impuse de autorități sau au putut să-și reorganizeze activitatea în condiții de siguranță, spre exemplu atelierele de creație vestimentară.
Există cazuri în care pentru astfel de servicii părțile nu încheie un contract specific care să definească relația cu prestatorul, iar, în această situație, sarcina beneficiarilor se va îngreuna foarte mult.
De preferat ar fi ca ce s-a stabilit în urma noilor negocieri să fie transpuse într-un document care să servească ca bază a relației cu acest furnizor.
- Plecând de la contractul încheiat cu acei furnizori se va analiza dependența serviciilor oferite în raport de organizarea evenimentului;
- Motivul pentru care nu se mai ține evenimentul - amânarea pentru motive de oportunitate, ar fi greu de susținut;
- Gradul de îndeplinire a obligațiilor contractuale până la acest moment - din cauza stării de urgență și a suspendării programului de lucru cu clienții, este probabil ca furnizorul să fi încălcat anumite obligații și termene de livrare intermediare stabilite sau chiar să se afle în situația de a nu avea suficient timp pentru a livra produsul sau serviciile la termenul stabilit;
- Negocierea unor noi condiții contractuale și termene de livrare diferite;
5. Ce vrei să faci? Să amâni sau să anulezi evenimentul?
Amânarea evenimentului
- De principiu, soluția pleacă tot de la premisa că evenimentul nu poate fi organizat din motive independente părților. Aici intervine negocierea contractuală cu scopul de a stabili clauze care se vor modifica din contract;
- De altfel, amânarea evenimentul ar trebui să vizeze doar data cu păstrarea prețului inițial. Orice modificare, renegociere a altor elemente din contract, ar impune și o renegociere a prețului;
- În situația în care nu se constată imposibilitatea de organizare a evenimentului, justificarea unei soluții de amânare trebuie să fie bine întemeiată și agreată de ambele părți;
- Desigur, orice acord se va atinge, va trebui formalizat în scris;
Renunțarea la eveniment
- Renunțarea la organizarea unui eveniment la acest moment, de oricare dintre părți, poate da dreptul celeilalte de a solicita compensații/ despăgubiri. De exemplu, dacă beneficiarul va renunța, furnizorul va putea reține în contul cheltuielilor deja făcute avansul și chiar să solicite orice diferență. La fel, în situația inversă, beneficiarul va putea solicita sume care să îl despăgubească pentru efortul de a găsi un nou furnizor sau pentru a acoperi orice pierdere astfel cauzată;
- Părțile pot avea dreptul de a denunța unilateral contractul, fără a interesa motivele din spatele deciziei. O astfel de situație este o oportunitate, însă accesarea acesteia trebuie privită tot prin filtrul eventualelor despăgubiri ce pot fi solicitate de partea lezată;
- Un alt scenariu presupune imposibilitatea de executare a obligațiilor contractuale în urma apariției evenimentului de forță majoră. Ideal, încetarea contractului pentru acest motiv trebuie să fie consemnată printr-un document scris;
- Atenție la prevederile referitoare la soarta avansului deja achitat, deoarece sunt frecvente situațiile în care s-a prevăzut de la bun început reținerea avansului indiferent de cauza de încetare a contractului sau culpa părților.
6. Înțelegere amiabilă vs. acțiune în instanță
- Înainte de efectuarea oricărui demers judiciar este recomandată efectuarea tuturor diligențelor pentru a ajunge la o înțelegere comună a părților.
- De luat în calcul dacă prin contract este stabilită o anumită instanță de judecată competentă sau dacă părțile au optat pentru inserarea unei clauze compromisorii prin care au decis ca litigiile dintre ele să fie soluționate prin arbitraj.
- Formularea unei acțiuni în instanță va presupune achitarea taxei judiciare de timbru care, adesea, se calculează la valoarea obiectului cererii.
- De avut în vedere că durata unui astfel de litigiu este de cel puțin 1 an fără a lua în calcul eventuale căi de atac.
- În final, instanța este forul suprem care va decide, de la caz la caz, dacă pandemia Covid-19 reprezintă sau nu un caz de forță majoră, iar, cum este prima dată când societatea românească se confruntă cu așa ceva, soluțiile pot fi diverse.
Situația actuală ridică numeroase dileme
deoarece lipsa unei date certe cu privire la încetarea pandemiei și a restricțiilor naște multiple complicații juridice.
Astfel că, în lipsa înțelegerilor cu partenerii contractuali, este recomandată solicitarea ajutorului de specialitate din partea avocatului.